Dokumentation – Ein Lei(d)tfaden!

Dokumentation - Ein Leitfaden

Das Thema Dokumentation spaltet die Nation! Aber tut es das wirklich? Auf der einen Seite wird offiziell die Dokumentation als elementarer Bestandteil eines jeden Tuns gefordert, inoffiziell wird es jedoch nicht mal als notwendiges Laster betrachtet, sondern einfach nur als ein Laster. Dabei ist es nicht einmal ein Unterschied was dokumentiert werden soll. Zum einen können Arbeitsvorgänge dokumentiert werden, damit z.B. der Mitarbeiter, der die Vertretung für seinen erkrankten Kollegen “aufgebrummt” bekommt, nicht vor einem Berg völlig undurchsichtiger Aufgaben steht. Zum anderen können auch Projekte, technische Anlagen oder auch der Quellcode von Programmen dokumentiert werden. Seien Sie ehrlich, insofern überhaupt schon einmal etwas dokumentiert wurde, ist das Änderungsdatum unter der dicken Staubschicht kaum noch erkennbar, oder? Lassen Sie uns mögliche Gründe erörtern.

Hier einige mögliche Gründe, warum Dokumentation nicht funktioniert:

  • Dokumentation = ROMAN
    Wer denkt, dass eine Dokumentation nur gut ist wenn bereits das Inhaltsverzeichnis mehrere Seiten umfasst, wird nie die Zeit finden etwas zu dokumentieren.
  • Dokumentation = ÜBERSTUNDEN
    “Wann soll ich das denn noch dokumentieren?!?” – das ist Ihnen sicherlich auch schon durch den Kopf gegangen. Gerade durch die Erledigung der vielen Aufgaben, bleibt doch überhaupt keine Zeit mehr diese zu dokumentieren. Sie kennen die Geschichte vom Baum und der stumpfen Säge?
  • Dokumentation = AKTENORDNER
    Das Verfassen der Dokumentation mag ja das eine sein, aber die ganzen Aktenordner im Archiv müssen dann ja auch entsprechend aktualisiert werden. “Das kann ich nicht auch noch erledigen!” – aus diesem Grund kann man sich die Dokumentation auch gleich sparen.
  • Dokumentation = MOMENTAUFNAHME
    Am Beispiel eines Programmcodes lässt sich gut verdeutlichen, dass dieser Quellcode ständigen Änderungen unterliegt. Ständig gibt es neue Funktionen und Erweiterungen, da wäre eine Dokumentation total sinnlos, weil diese ja nur eine Momentaufnahme darstellt. “Das können wir uns gleich sparen” haben die Programmierer gesagt…
  • Dokumentation = PERSONENABHÄNGIG
    “Herr Müller, ab heute sind Sie in Ihrem Team für die Dokumentation verantwortlich!”, sagt der Chef. “Aha…” denkt sich Herr Müller. Voller Tatendrang legt er auch gleich eine Dokumentation an und steht seinen Kollegen auf den Füßen ihn über Änderungen zu informieren. Nun gibt es zwei mögliche Szenarien: Die Kollegen ignorieren Herrn Müller, oder aber die Effektivität des gesamten Teams mindert sich um 50%. Es ist nämlich damit beschäftigt, dem völlig überforderten Herrn Müller zu erklären, was dieser dokumentieren soll.

Diese Liste könnte man um etliche Punkte erweitern, an dieser Stelle verzichten wir aber darauf. Jetzt wissen wir warum es also nicht funktioniert, aber wie soll es denn nun funktionieren? Die Antwort ist: EINFACH!

  • Dokumentation = KURZ
    In der Kürze liegt die Würze. Dokumentieren Sie soweit möglich nur in Stichpunkten. In vielen Fällen sagt sogar ein Screenshot mehr als Tausend Worte. Vergeben Sie prägnante Titel, wie z.B. “Monatliche Lohnabrechnung in DATEV durchführen”, anstelle von “EDV-gestützte Lohnabrechnung im Sinne des Gesetzgebers vollenden”. Verzichten Sie darauf allgemeine Zusammenhänge zu erklären, und beschränken Sie sich auf das Wesentliche, wie z.B. in welcher Reihenfolge in DATEV auf welche Knöpfe geklickt werden muss.
  • Dokumentation = ZEITSPAREND
    Gerade bei Dingen mit denen man nicht täglich zu tun hat, vergisst man oft wie man das “damals” noch gleich erledigt hat. Immer wieder aufs Neue beschäftigt man sich mit dem Programm oder einer technischen Anlage, bis man den Handgriff wieder gefunden hat der einen zum Ziel führt. Gerade hier ist eine kurze (!) Dokumentation absolut hilfreich und erspart viel Zeit.
  • Dokumentation = DIGITAL
    Hier kann man sich doch mal wirklich über ein “paperless Office” freuen. Drucken Sie eine Dokumentation gar nicht erst aus, das Papier wäre es nicht wert. Organisieren Sie sich in Dateien, bzw. lassen Sie sich bei komplexen Zusammenhängen von einer passenden Software unterstützen. Gerade bei komplexen Projekten gibt es für alle fachlichen Disziplinen eine Software die Dokumentation zu einem “Klacks” werden lässt – man muss sie nur finden.
  • Dokumentation = LAUFEND AKTUELL
    Sehen Sie Dokumentation nicht als etwas, dass Sie bewusst tun müssen. Betrachten Sie es viel mehr als selbstverständlichen und festen Bestandteil Ihres Tuns. Kleines Beispiel: Sie steigen aus Ihrem Auto. Treffen Sie nun bewusst die Entscheidung das Auto abzuschließen, oder fragen Sie sich häufig im Nachhinein ob Sie es überhaupt abgeschlossen haben? Bei letzterem Gedanken schließen Sie völlig unbewusst und selbstverständlich Ihr Auto ab. Genau so sollte Dokumentation auch sein. Zugegeben – dieser Punkt ist die Königsdisziplin.
  • Dokumentation = BEDÜRFNIS ALLER
    Dokumentation muss der feste Bestandteil eines jeden Mitarbeiters werden. Es macht wenig Sinn nur einen Kollegen dokumentieren zu lassen, wenn die anderen dies nicht tun. Auch die Zeit die damit vergehen würde dem dokumentierenden Kollegen zu erklären was er dokumentieren soll, ist um ein erhebliches länger wie wenn der Erklärende es einfach selbst erledigt.

So, hierbei wollen wir es einmal belassen. Vielleicht hilft dieser Leitfaden ja dem ein oder anderem dabei, den Pfad des Leidens zu verlassen. Insofern wir, tec2date, Sie dabei unterstützen können ein modernes Dokumentations-Management-System aufzubauen, rufen Sie uns einfach an. Wir helfen Ihnen gerne!

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Homepage:
http://www.tec2date.de/it-consulting/

 

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